Секретарь руководителя

Функции

·   Ведение делопроизводства в организации

·   Учет получаемой и отправляемой корреспонденции

 ·  Организация рабочего дня начальника Департамента здравоохранения Томской области 

 ·  Исполняет поручения начальника департамента, заместителя начальника департамента – первого заместителя, председателя комитета организационно-кадровой работы, начальника отдела организационной работы, контроля и делопроизводства.

·   Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальника департамента, организация рабочего процесса начальника департамента.

·   Передает поступившую корреспонденцию на рассмотрение начальника департамента, и в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов (через канцелярию Департамента).

·   Ведет делопроизводство исходящей корреспонденции, регистрацию распоряжений Департамента, выполняет различные операции с применением  компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений, оформляет карточки при ведении личного приема начальником департамента или его заместителями.

·   Принимает документы на подпись начальника департамента.

·   Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы начальника департамента.

·   Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

·   Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником департамента (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

·   Обеспечивает рабочее место начальника департамента необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

·  Организует прием посетителей.

·   Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность.

·   Организует обеспечение автомобилями сотрудников Департамента здравоохранения Томской области для выполнения ими своих обязанностей.

·   Вести работу с общей электронной почтой Департамента в части рассылки новостной ленты и иной информационной рассылки.